1인 기업가에게 꼭 필요한 AI 비서로 업무 자동화 만들기

노션과 메이크를 활용한 자동화 시스템으로 시간과 에너지를 절약하세요

바쁜 하루, 수많은 업무를 혼자 감당해야 하는 1인 기업가에게 업무 자동화는 더 이상 선택이 아닌 필수입니다.

특히, 반복되는 상담 예약, 이메일 발송, 고객 관리, 미팅 일정 조율 등은 자동화 시스템을 구축함으로써 큰 시간을 절약할 수 있죠.

이번 글에서는 1인 기업가에게 꼭 필요한 자동화 워크플로우를 소개합니다.
특히 노션(Notion)과 메이크(Make)를 중심으로 구성된 이 시스템은, 복잡한 개발 지식 없이도 누구나 구현할 수 있다는 점에서 큰 장점이 있습니다.

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1. 고객 상담 자동화: 신청부터 미팅까지 한 번에

📌 흐름 요약

1. 고객이 상담 신청서를 작성
2. 자동으로 노션에 데이터 저장
3. 슬랙/알림톡 등으로 실시간 알림
4. 담당자가 '진행' 여부 판단 후 클릭
5. 노션 캘린더로 가능한 일정 공유
6. 고객이 시간 선택 → 일정 확정
7. 버튼 클릭 한 번으로 줌 링크 생성 + 이메일 발송 + 캘린더 등록 + 리마인드 알림

💡 핵심 포인트

• 줌 미팅 생성 및 메일 발송을 버튼 한 번으로
• 회의 전 리마인드 알림으로 놓치는 일정 최소화
• 전체 프로세스를 메이크 시나리오로 자동화

* 노션 사이트: https://www.notion.com/ko

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2. 상담 후 고객 관리 시스템

📌 기능 설명

• 고객별 전용 노션 페이지 자동 생성
• 진단 보고서 템플릿 자동 삽입
• 영상 피드백, 견적서, 계약서 등 자료 한 곳에 정리
• 우피(Woopy)로 클린 URL 생성 → 고객에게 전달

💡 고객이 느끼는 장점

• “계속 관리받고 있다는 느낌”
• 필요한 자료를 한 페이지에서 바로 열람 가능
• 메일이나 카톡으로 자료 요청할 필요 없음

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3. 자동 이메일 발송 시스템 (이메일 마케팅)

📌 흐름 요약

1. 무료 강의 신청 시 자동으로 DB 저장
2. 스티비(Stibee) API로 자동 등록
3. 첫 메일 오픈 → 그다음 메일 자동 발송
4. 총 5강의 무료 강의 시리즈를 조건부 발송

💡 핵심 포인트

• 메일 오픈 여부에 따라 다음 강의 발송
• 열람하지 않으면 발송 중단 → 스팸성 최소화
• 후기 작성 유도 → 리타겟팅 기회로 활용

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4. 반복 업무 자동화를 위한 핵심 조건

다음 두 가지가 가장 중요한 기본입니다.

1️⃣ 올바른 데이터 구조

• 엑셀처럼 가로로 데이터를 쌓지 마세요
• 세로로 쌓고, 셀 병합 금지
• 데이터를 데이터베이스답게 쌓아야 자동화 가능

2️⃣ 암묵지를 형식지로

• 머릿속에 있는 경험, 노하우를 문서화
• 누구나 따라 할 수 있는 매뉴얼로 정리

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5. 자동화 시스템 구축을 위한 팁

• 처음부터 완벽할 필요는 없습니다.
• 자주 반복하는 업무부터 ‘단계적으로’ 자동화하세요.
• 반자동화 → 자동화 → 시스템화 순으로 성장

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마치며

1인 기업가는 한정된 자원을 가장 효율적으로 써야 합니다.
자동화 시스템은 단순히 시간을 절약하는 도구가 아니라,
내가 진짜 해야 할 일에 집중할 수 있는 환경을 만들어주는 무기입니다.

노션과 메이크로 구성된 자동화 시스템은 누구나 따라 할 수 있는 실전형 템플릿으로 구성되어 있어,
조금만 투자하면 누구든지 도입이 가능합니다.

 

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* 참고 영상: https://youtu.be/qmplGm6H96I?si=Gmr7-x28gy3ZKlNA